Como eliminar "buracos" na agenda do seu consultório odontológico.
Pacientes que não aparecem nos horários agendados podem comprometer a estabilidade financeira do seu consultório odontológico. Esse comportamento, assim como os cancelamentos de última hora, deixam lacunas na sua agenda que outro paciente com necessidade de serviços odontológicos poderia ter preenchido. Além disso, esse tipo de ocorrência pode perturbar a produtividade da sua equipe, se você preencher o "o buraco" da agenda com um novo paciente que venha a requerer cuidados dentários mais complexos do que o paciente originalmente programado. Embora você não possa impedir completamente "os buracos" na agenda sua agenda de atendimento, você pode reduzir ou quase eliminar esse problema e o impacto que ele tem em seu negócio.
1. Explique a importância da próxima consulta para os pacientes durante o atendimento, antes de terminar o exame ou tratamento. Por exemplo, se um paciente estiver sujeito a uma limpeza no próxima consulta, discuta e enfatize porque limpezas dentárias regulares são importantes para a saúde geral do paciente.
2. Crie uma política de programação com regras claras a serem seguidas pelos pacientes para continuarem a serem atendidos. Na política, explique o impacto das faltas e cancelamentos de última hora têm no bom atendimento e deixe claras "as penalidades" para quem não seguir as regras. Depois de criar a política, leve ao conhecimento de todos os pacientes para que eles entendem e concordem com as regras.
3. Envie seus pedidos de confirmação de compromisso e lembretes aos pacientes. Envie um e-mail ou mensagem de texto para um paciente uma semana antes da consulta e, em seguida, ligue para o paciente com um lembrete no dia anterior.
4. Peça ao seu pessoal de atendimento para ligar para os pacientes 15 minutos antes da hora de atendimento dele, para verificar se ele está a caminho e caso seja necessário, reiterar a política de agendamento e remarcar a consulta, se possível.
6. Reserve uma hora no final de cada semana para telefonar pessoalmente para os seus pacientes que não compareceram, e "bata um papo" com eles sobre a importância de se comprometerem com os seus cuidados dentários, seguindo o calendário e não se ausentarem.
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