Vantagens e Desvantagens de um Sistema de Contabilidade Informatizado para Pequenas Empresas. (2)
Proprietários de pequenas empresas enfrentam a tarefa de garantir que seus procedimentos contábeis são tão precisos e eficientes quanto possível. Em geral, os empresários têm a opção entre um sistema de contabilidade manual ou um que se baseia no uso de computadores e programas de software de contabilidade e gestão financeira. Um sistema informatizado apresenta algumas vantagens, bem como desvantagens.
Economizando tempo
Uma vantagem importante oferecida pela contabilidade informatizada é poder poupar tempo para os proprietários de pequenas empresas, que muitas vezes devem usar "muitos chapéus". Cálculos para funções como folha de pagamento e faturamento podem ser realizados de forma rápida e eficiente por programas de software de contabilidade projetados para pequenas empresas. Você também pode acessar registros de contabilidade rapidamente sem ter que peneirar pilhas de papel. Isso pode permitir que você gaste mais tempo trabalhando com clientes ou executando funções comerciais e de negócios para ajudar sua empresa a crescer.
Erros reduzidos
Lançamentos manuais apresentam a possibilidade de erro humano, que pode ser caro para um pequeno empresário que pode estar com pressa para concluir uma tarefa de contabilidade. Os programas de contabilidade informatizados podem reduzir erros de cálculo que podem resultar em contagens de inventário imprecisas, cobrança de montantes demasiado grandes ou pequenos, ou emissão de notas de fatura incorretas. Ter informações contábeis precisas também pode ajudá-lo a evitar erros fiscais que podem levar a problemas com o Fisco Municipal, Federal ou Estadual.
Dependência de Máquinas
Em contrapartida, como acontece com todas as máquinas, os computadores podem falhar de vez em quando, e uma falha do sistema informatizado poderia deixá-lo incapaz de executar tarefas de contabilidade e até resultar na perda de informações se os arquivos não são preservados corretamente. Se você e/ou sua equipe tem pouco conhecimento de contabilidade e depende muito de seu programa de contabilidade informatizada para fazer todo o trabalho, você pode não ter o que fazer quando seu sistema informatizado ou computador falhar. Violações de segurança também podem resultar em dados perdidos ou roubados.
Despesa
Outra desvantagem é que se você está convertendo de um sistema de contabilidade manual para informatizado, você precisará suportar a despesa de software e, possivelmente, até mesmo novos computadores. O treinamento sobre como usar um sistema informatizado pode resultar em perda de produtividade devido ao tempo de inatividade associado e curva de aprendizado. Com o passar do tempo, você provavelmente precisará investir dinheiro em atualizações de software à medida que novas versões estiverem disponíveis. Quando os computadores não funcionam corretamente, você precisará pagar por reparos ou substituições.
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