Tipos de controles internos em uma loja ou mercearia
As mercearias enfrentam muitos desafios para manter o estoque protegido e os relatórios financeiros precisos. Os furtos de mercadorias (maus funcionários ou maus clientes) resultam em lucros cessantes para a loja e preços mais altos para clientes honestos. Relatórios financeiros imprecisos resultam em erros de decisão, já que o proprietário depende das informações contidas nos relatórios financeiros. Os controles internos reduzem as potenciais perdas de estoque ou relatórios imprecisos.
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Nas mercearias, a mercadoria perecível deve ser armazenada corretamente para garantir sua proteção, venda e retorno do investimento na mesmo. Muitos produtos são pequenos o suficiente para caber no bolso de um consumidor. Os caixas trabalham diretamente com dinheiro e o contador determina quais os fornecedores a pagar. Os procedimentos de controle interno limitam a oportunidade de abuso/furtos por parte de empregados ou clientes com os ativos da loja e minimizar a capacidade de desvios dos registros financeiros (controle de estoque).
Separação de deveres/tarefas/funções
A separação de funções refere-se a atribuir tarefas específicas dentro de um processo a diferentes pessoas. Isso permite que cada pessoa forneça um duplo controle (auditoria) sobre o trabalho do outro. Por exemplo, o dinheiro troca as mãos com freqüência ao longo do dia na área de vendas e circulação da loja, e você pode atribuir a um empregado para contar o dinheiro no registro do caixa na troca de operador de caixa para garantir que ele adicione segurança ao processo de controle de receitas. Na área da loja, onde os funcionários recebem as mercadorias e alimentos de fornecedores, um funcionário pode receber o embarque e outro funcionário pode verificar o inventário ao armazenar os itens na prateleira.
Auditorias
As auditorias fornecem ao proprietário (ou gerente da loja) a oportunidade de revisar o trabalho executado ao longo do mês. Uma auditoria reproduz o trabalho para ver se a mesma resposta ocorre. Durante uma auditoria de inventário, por exemplo, os funcionários da loja contam os produtos nas prateleiras e no almoxarifado e comparam o número com a quantidade registrada nos controles da loja. As discrepâncias identificam erros ou furtos potenciais.
Documentação
As caixas registradoras geram registros das transações que ocorreram durante cada turno de vendas. Os armazéns mantêm cópias dos documentos recebidos e das transferências de materiais para as prateleiras. Os funcionários usam cartões de ponto ou registros eletrônicos para registrar as horas que eles trabalham. Esta documentação permite verificar/auditar as transações de estoque, as horas trabalhadas pelos funcionários e a precisão das informações de vendas.
Se você necessitar saber:
Quanto dinheiro possuí investido em estoque?
Quais controles devem ser implantados em sua loja?
Quais são os itens mais importantes do seu estoque?
Quanto deve manter em estoque para cada item?
Quando deve repor o estoque?
Como fazer para reduzir faltas e sobras no estoque?
Estamos prontos para te ajudar a encontrar respostas para essas e outras questões e a partir delas montar uma política adequada de investimento em estoques.
O objetivo desse atendimento é o de equilibrar os custos dos estoques com o nível de serviço ao cliente, objetivando maior rentabilidade entre vendas e inventários.
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